Se usa el Formulario W-2, Wage and Tax Statement, para declarar tus salarios durante el año y los impuestos retenidos de éstos. Tu empleador está obligado a enviarte un W-2 para 2009 a más tardar el 1 de febrero de 2010. Se envía una copia de tu W-2 a ti, a la Administración del Seguro Social, al IRS y al gobierno estatal o local para el que se retienen impuestos. Además, tu empleador debe conservar una copia de tu W-2.

Algunos de los elementos que aparecen en tu W-2 se usan para llenar tu declaración y otros son solamente con fines informativos.

Casilla a: Número de Seguro Social del empleado. Tu número de Seguro Social. Si el número es incorrecto, infórmaselo de inmediato a tu empleador y obtén un W-2 corregido. Todos los pagos retenidos de tus salarios se acreditan bajo el número de Seguro Social que aparece en el formulario. Un número equivocado significa que tus pagos no se te acreditarán a ti.

Casilla b: Número de identificación del empleador. Éste es el número de identificación de tu empleador ante el IRS (el equivalente de tu número de Seguro Social o número individual de identificación para el contribuyente). Este número debe ser válido y coincidir con los registros del IRS si deseas presentar tu declaración de impuestos electrónicamente.

Casilla c: Nombre, dirección y código postal del empleador. Si trabajas para una corporación, la dirección por lo general es la dirección de la oficina principal o de la sede, no necesariamente el lugar donde tú trabajas.

Casillas e y f: Nombre y dirección del empleado. Tu nombre completo y tu dirección actual.

Casilla 1: Salarios, propinas y otras remuneraciones. La cantidad imponible de remuneración que te pagó tu empleador. Esto incluye propinas, bonos o comisiones además de salarios. La cantidad que aparece en esta casilla se anota en la línea wages (salarios) de tu declaración de impuestos (línea 7 de los Formularios 1040 y 1040A, o línea 1 del Formulario 1040EZ).

Casilla 2: Retención de impuestos federal. La cantidad total de impuestos sobre los ingresos federales que retuvo tu empleador de tus salarios el año anterior. La cantidad que aparece en esta casilla se anota en la línea federal tax withheld from Forms W-2 and 1099 (retención de impuestos federales de los Formularios W-2 y 1099) de tu declaración de impuestos (línea 61 del Formulario 1040, línea 38 del Formulario 1040A o línea 7 del Formulario 1040EZ).

Casilla 3: Salarios para efectos del Seguro Social. La cantidad de ganancias que te pagó tu empleador (sin incluir propinas) que está sujeta a impuestos del Seguro Social. Esta cantidad puede ser superior a la cantidad que aparece en la Casilla 1 porque algunos ingresos que están sujetos a impuestos del Seguro Social no están sujetos a impuestos sobre los ingresos. El ejemplo más común son las cantidades que contribuyes a un plan de jubilación con impuestos diferidos como un plan 401(k) o 403(b). Para 2009, el total de las Casillas 3 y 7 no debe superar los $106,800.

Casilla 4: Retención de impuestos del Seguro Social. La cantidad de la retención de impuestos del Seguro Social de tus salarios. Para 2009, esta cantidad no puede superar los $6,621.60. Esta cantidad debe ser igual al 6.2% de la cantidad que aparece en la Casilla 3. Si trabajaste para más de un empleador y el total retenido supera los $6, 621.60, el exceso se trata como un pago de impuestos y aumentará tu reembolso o disminuirá tu saldo adeudado. Consulta la línea 69 del Formulario 1040.

Casilla 5: Salarios y propinas para efectos de Medicare. La cantidad total de ganancias que te pagó tu empleador sujetas a impuestos de Medicare. A diferencia de los ingresos sujetos a impuestos del Seguro Social, no hay un límite en la cantidad de los salarios que pueden estar sujetos a impuestos de Medicare.

Casilla 6: Retención de impuestos de Medicare. La cantidad de la retención de impuestos de Medicare de tus salarios. Esta cantidad debe ser igual al 1.45% de la cantidad que aparece en la Casilla 5.

Casilla 7: La cantidad de propinas que recibiste y reportaste a tu empleador. Esta cantidad combinada con la cantidad en la Casilla 3 se usa para calcular los impuestos del Seguro Social y de Medicare (si los hubiera) que adeudas sobre propinas que no reportaste a tu empleador.

Casilla 8: Propinas asignadas. La cantidad de propinas que te asignó tu empleador. Esta cantidad es adicional a la cantidad que declaraste y que aparece en la Casilla 7. La asignación por lo general se basa en los recibos de tarjeta de crédito y fórmulas del IRS. Si tienes una cantidad que aparece en esta casilla, por lo general necesitas llenar el Formulario 4137 para pagar impuestos del Seguro Social y de Medicare sobre esa cantidad. La cantidad en la Casilla 8 por lo general se debe incluir en los salarios imponibles de tu declaración de impuestos. Consulta en la Publicación 531 del IRS situaciones en las que puede no ser necesario que declares esta cantidad en tu declaración.

Casilla 9: Pago de EIC anticipado. La cantidad del Crédito por ingresos de trabajo (Earned Income Credit, EIC) que pagó tu empleador por anticipado. Sólo debe aparecer una cantidad en esta casilla si solicitaste el pago anticipado porque esperabas calificar para el crédito. Si hay una cantidad en esta casilla, debes presentar una declaración aunque tus ingresos sean inferiores a los requeridos para presentar una declaración. Ingresa la cantidad en la Casilla 9 de la línea 59 del Formulario 1040 (marca la casilla AEIC payments [pagos de AEIC]), o en la línea 36 del Formulario 1040A. No puedes presentar el Formulario 1040EZ si recibiste el EIC anticipado.

Casilla 10: Beneficios por cuidado de dependiente. La cantidad de tus salarios usada para pagar gastos de cuidado de dependiente bajo un plan sección 125 (plan de beneficios tipo cafetería o arreglo de gastos flexibles). Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1. Debes presentar el Formulario 2441 para determinar si una alguna parte de esta cantidad es imponible.

Casilla 11: Planes no calificados. La cantidad total de pagos recibidos del plan de jubilación no calificado de tu empleador. Esta cantidad se incluye en la Casilla 1 y es imponible.

Casillas 12a, 12b, 12c, 12d. Estas casillas se usan para efectos de diversas declaraciones. A continuación aparece una lista parcial de lo que significan algunos códigos:

• A: impuestos del Seguro Social que tu empleador no pudo retener porque no hubo suficientes ingresos de propinas para cubrir los impuestos. Esta cantidad se debe incluir en el total de la línea 60, Formulario 1040.
• B: impuestos de Medicare que tu empleador no pudo retener porque no hubo suficientes ingresos de propinas para cubrir los impuestos. Esta cantidad se debe incluir en el total de la línea 61, Formulario 1040.
• D: Contribuciones antes de impuestos a un plan 401(k) de un empleador. Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1 y no es imponible para ti.*
• E: Contribuciones antes de impuestos a un plan de anualidades con amparo de impuestos de un empleador. Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1 y no es imponible para ti.*
• F: Contribuciones antes de impuestos a un SEP de reducción de sueldo de un empleador. Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1 y no es imponible para ti.*
• G: Contribuciones antes de impuestos a un plan de jubilación sección 457 de un empleador. Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1 y no es imponible para ti.*
• J: Cantidad de pago por enfermedad no imponible porque el empleado contribuyó al plan.
• L: Cantidad del reembolso de gasto de negocio pagado sobre la base por día o por milla. No puedes deducir esta cantidad. Todas las cantidades en exceso de la base por día federal se incluirán en la Casilla 1 y son imponibles para ti. Si estás deduciendo gastos en exceso de esta cantidad, llena el Formulario 2106.
• P: Cantidad del reembolso de gastos de mudanza pagados al empleado. Esta cantidad no es imponible ni deducible.
• Q: Cantidad de pago por combate militar no imponible. Puedes tratar esta cantidad como ingresos de trabajo para efectos del Crédito por ingresos de trabajo, el Crédito de impuestos por hijo adicional y para efectos de hacer una contribución a una cuenta IRA.
• S: Contribuciones antes de impuestos a un plan SIMPLE de un empleador. Esta cantidad no se incluye en la Casilla 1 y no es imponible para ti.*

*Si trabajaste para más de un empleador, consulta la Publicación 525 del IRS para determinar si una parte de esta cantidad es imponible.

Casilla 13: Empleado estatutario, Plan de jubilación, Pago por enfermedad de terceros. Se marcará una de las casillas si se aplica a tu caso.

• Empleado estatutario: si eres un empleado estatutario, tu W-2 debe tener retención de impuestos del Seguro Social y de Medicare, pero no retención de impuestos federales o estatales.
• Plan de jubilación: si eres considerado como participante en un plan de jubilación de un empleador calificado, ya sea que contribuyas o no, se marcará esta casilla. Si esta casilla está marcada, podrían limitarse tus contribuciones a una cuenta IRA deducibles.
• Pago por enfermedad de terceros: si recibiste pagos por enfermedad de un tercero, se marcará esta casilla. Todas las cantidades pagadas por primas pagadas por tu empleador serán imponibles para ti. Las cantidades pagadas de tus propias contribuciones no serán imponibles.

Casilla 14: Otros. Esta casilla es usada por tu empleador para darte información adicional que puede afectar o no tu declaración de impuestos. Los elementos normalmente reportados en esta casilla incluyen cuotas sindicales, contribuciones a United Way, contribuciones correspondientes a jubilación ferroviaria de nivel I y nivel II, el valor de arrendamiento de un vehículo proporcionado a un empleado, retención de impuestos para el seguro de discapacidad estatal, contribuciones a planes 401(k) después de impuestos y salarios por disposición de acciones adquiridas al ejercer incentivos de opciones de compra de acciones.

Casilla 15: Estado. La abreviatura postal que indica el estado para el que se retuvieron impuestos y el número de identificación estatal del empleador.

Casilla 16: Salarios estatales, propinas, etc. La cantidad de tus salarios sujeta a impuestos estatales. Esta cantidad puede diferir de la cantidad que aparece en la Casilla 1.

Casilla 17: impuestos estatales sobre los ingresos. La cantidad de la retención de impuestos para el estado indicada en la Casilla 15.

Casilla 18: Salarios locales, propinas, etc. La cantidad de tus salarios sujeta a impuestos locales sobre los ingresos. Esta cantidad puede ser diferente de la cantidad que aparece en la Casilla 1 y/o la Casilla 16.

Casilla 19: impuestos locales sobre los ingresos. La cantidad de la retención de impuestos para la localidad indicada en la Casilla 20. Esta cantidad se ingresa en la línea correspondiente de tu declaración de impuestos local.

Casilla 21: Nombre de la localidad. El nombre de la localidad para la que se retuvieron los impuestos.

Si tienes más dudas sobre cómo leer tu W-2, consulta a uno de nuestros Profesionales de impuestos.